Asistente Administrativa - Administrativa
Campanario Centro Comercial - Popayán, Cauca
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Descripción de la oferta
PERFIL DEL CARGO:
Técnico o Tecnólogo en áreas administrativas o estudios profesionales similares no culminados, con conocimientos y/o estudios secretariales, gestión de calidad, archivo, contabilidad y aspectos relacionados con su área de formación.
OBJETIVO DEL CARGO
Brindar apoyo funcional al área administrativa y colaboración a la gestión de Gerencia
FUNCIONES PRINCIPALES:
Actividades operativas periódicas
• Manejar y controlar la herramienta de PQRS, ingreso de los requerimientos del cliente interno y externo al sistema para posterior direccionamiento al área encargada. Custodia de los soportes físicos y control de consecutivos. Realizar las llamadas para verificar el envío de las respuestas.
• Mantener actualizada la información de locatarios de la copropiedad (teléfonos, contactos, marcas, productos que venden ect)
• Actualizar y verificar con regularidad la información de copropietarios del centro comercial e ingresar la información en el Libro de Registro
• Gestionar y coordinar el reporte del RUB en coordinación con el área contable, asumiendo bajo su responsabilidad el manejo y reporte de la información.
• Hacer seguimiento a los procesos internos y externos que puedan afectar jurídicamente el centro comercial, con especial atención a las fechas de respuesta y anexos requeridos.
• Brindar apoyo al Administrador en los trámites jurídicos, brindando la información al Asesor Jurídico y manteniendo actualizados la carpeta de cada caso
• Reportar los siniestros a las aseguradoras y hacer seguimiento hasta su pago o negación.
• Realizar las convocatorias para las diferentes licitaciones, seguros, aseo, seguridad y otros con el respectivo apoyo en tiempos de entrega, resolución de inquietudes
• Apoyar en la logística y desarrollo de actividades previas para la realización de Asamblea de Copropietarios
• Actualizar el reporte de las novedades del turno permanencias semanalmente, informando a gerencia los hallazgos y redireccionando a cada área según corresponda.
• Indicar a locatarios documentación y proceso para el retiro de mobiliario y/o cierre del establecimiento en el centro comercial
• Brindar inducción, e información de administración y/o políticas a los locatarios del centro comercial
Asistencia gerencial
• Brindar apoyo secretarial, manejo de agenda a Gerencia, respuesta a correos, comunicaciones, propuestas y otros) Atención de visitas, coordinar reuniones y logística de las mismas (confirmación de asistencia, refrigerios, actas ect).
• Asistir a la gerencia en el desarrollo de los diferentes proyectos y actividades programadas.
• Coordinar la invitación, logística, acta de Consejo de Administración, mantener actualizado el cuadro de actividades pendientes y compromisos adquiridos en esta reunión para seguimiento de la gerencia.
• Participar en los comités a los que asiste o participa el Administrador y redactar las actas correspondientes.
• Ayudar en la consolidación de archivos y presentaciones para consejo de administración y asamblea.
• Realizar arqueos de caja menor al área contable por lo menos dos veces al mes con reporte a gerencia.
Apoyo general en la organización
• Seguimiento y coordinación de actividades implementación World Office
• Articulación de actividades de las áreas capacitaciones eventos ect (Calendario evitando “sobre ocupación de espacios”, cruce o cercanía con otras actividades)
• Preparar los cuadros comparativos de las propuestas recibidas en las convocatorias y gastos autorizadas a las áreas, que superen los diez (10) salarios mínimos para presentar a gerencia y llevar a autorización del consejo de administración.
• Mantener actualizado los procesos, procedimientos y formatos bajo el sistema de gestión de calidad.
• Mantener actualizado, controlar y hacer seguimiento el archivo de gestión documental.
• Las demás que sean asignadas por el Jefe Inmediato
Requerimientos
- Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
- 1 año de experiencia
- Conocimientos: Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Office
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide
5 de abril
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Acerca de Campanario Centro Comercial
Somos un Centro Comercial Regional, caracterizado por su calidad, atención en el servicio, diversidad de marcas, entretenimiento y por ser un punto de encuentro; con una estructura moderna, cómoda y confortable que cuenta con un equipo humano cualificado y comprometido con el proyecto comercial de Campanario.
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